Kuinka onnistun hanke- ja projektisalkunhallinnan kehittämisessä (TOP-8 kokemusta)

1. Keep it simple!

Pidä asiat yksinkertaisina ja pyri kaikissa kehittämisen vaiheista löytämään keskeisin asia ja yksinkertaistamaan sitä. Tyypillinen strategisen salkunhallinnan toimintamallin ja työkalun käyttöönotto vielä organisaatiolta 100 päivää.

Kehitysprosessit jotka vievät pitkään eivät todennäköisesti saavuta hyvää tulosta. Kokemus kertoo, että monimutkainen ei ole koskaan toiminut käytännössä.

2. Ansaitse johdon tuki

Mikäli johdolle syntyy näkemys, että tavoitteena on kehittää operatiivista tai taktista projektinhallintaa jättävät he usein osallistumisen kehitystyöhön väliin ja suuntaavat aikansa strategisempiin asioihin.

Johdon tuki pitää ansainta. Kokemus kertoo, että salkunhallinta ei ole koskaan onnistunut ilman johdon tukea!

3. Kehitä vaiheittain

Ota käyttöön koko organisaation kannalta oikean kypsyystason toimintamallit ja ratkaisut. Kokemus kertoo, että se mikä toimii yhdessä liiketoimintayksikössä, ei välttämättä toimi koko organisaatiossa.

Salkunhallinnan tulisi ohjata koko organisaatiota – ei siis vain yhden liiketoimintayksikön tai alueen tarpeita. Kokemus kertoo, että eri liiketoimintayksiköissä voi olla useita eri projektihallinnan välineitä mutta koko organisaatiossa on vain yksi yksinkertainen salkunhallinnan ratkaisu.

4. Aina ylhäältä alas

Projektisalkunhallintaa kehitetään strategian suunnasta. Käytännössä on havaittu, että projektisalkun rakentaminen päinvastoin eli alhaalta ylös ei nosta salkunhallintaa johdon toivomalle strategisen suunnittelun tasolle.

Projektihallinta ja salkunhallinta ratkaisevat eri ongelmia ja siksi niihin liittyvät toimintamallit ja prosessit on osattava erottaa toisistaan. Strategisen salkunhallinnan keskeiset sidosryhmät ovat yrityksen johto ja päätöksentekijät.

5. Ratkaise yksi asia kerrallaan

Kun ratkaiset projektisalkunhallinnan tarpeita, muista että samalla ei ratkaista operatiivista projektinhallintaa. Kun yrittää ampua moneen maaliin kerralla on todennäköistä, että lopputulos ei vastaa johdon odotuksia ja vaatimuksia.

6. Ensin toimintamalli

Lähde liikkeelle toimintamallista – kehittämällä projektisalkunhallinnan toimintamallia et ole samalla ratkaisemassa projektinhallinnan kaikkia käytäntöjä.

Hyväksy, että eri liiketoimintayksiköissä voi olla eri projektityömalleja kuten välineitäkin mutta koko organisaatiolla on vain yksi selkeä salkunhallintamalli.

7. Ota paras kokemus mukaan

 Projektisalkunhallinnan kehittäminen vaatii usein vuosien kokemuksen liiketoiminnan kehittämisestä. On tärkeä saada organisaation parhaat osaajat sekä kristallisoitunut kokemus kehitystyöhön mukaan. Kokemus kertoo, että ilman parhaita osaajia on todennäköistä epäonnistua.

8. Hyvä väline ei vaadi koulutusta

Valitse salkunhallinnan tukivälineeksi ratkaisu joka ei vaadi koulutusta. Johdolla on kuukausittain huomioaikaa vain rajallisesti ja siitä ei voi mennä montaa minuuttia tukivälineen käytön opetteluun. Kokemuksen mukaan hyvät välineet eivät vaadi koulutusta.