Projektien resurssienhallinnan ongelmat ovat sivuvaikutuksia muista ongelmista (TOP5 - näkemystä)

1. Resurssienhallinta ei ole ratkaisu projektien tuottavuuteen

Usein resurssienhallinnan tavoite on tuottavuus. Tuottavuus tuotannon tehokkuuden mittarina on hyvä mutta resurssienhallinnan näkökulmasta tämä ei varsinaisesti ole lähtökohta. Resurssienhallinta on usein hyvin kaukana tuotos / panos -suhteesta, jonka tavoitteena on käytännössä tehdä mahdollisimman paljon odotukset ja vaatimukset täyttävää lopputulosta lyhemmässä ajassa. Tämä edellyttää usein muutoksia keskeisissä prosesseissa eikä resurssienhallinnassa.

2. Resurssienhallinta ei ole ratkaisu projektien ennustettavuuteen

Ennustettavuus syntyy kun ymmärretään liiketoimintaympäristön muutokset ja asiakkaiden tarpeiden kehittyminen.  Mikäli toimintaa lähdetään ohjaamaan ja ennustamaan resurssien kautta siirtyy huomio tapaan toteuttaa odotusten ja vaatimusten mukaisia tuotteita ja palveluja. Tässä suhteessa resurssienhallinta on mekanismi reagoida ennusteen muutokseen eikä ennustaa tulevaa.

3. Ilmeneekö jokin muu ongelma lopulta resurssienhallinnan haasteena

Keskeinen ongelma usein on, että samalla avainhenkilöllä on liian monta projektia. Ongelma ei siis ole resurssit vaan päätöksenteko. Eli resurssiongelma helpottuu kun projekteja käynnistetään vähemmän. Vertauksena voisi todeta, että panostamalla muutoshallintaan voidaan vähentää todennäköisesti 80 % ongelmista.

Tehokkaampaa siis panostaa muutoshallinnan kehittämiseen kun ongelmanhallintaan.

" Voidaanko suuri osa resurssienhallinnan ongelmista ratkaista yksinkertaisesti käynnistämällä vähemmän projekteja?

4. Resurssienhallinta ei tuota toivottuja hyötyjä

Resurssienhallinta tuottaa hyötyä eri tavoin eri alueilla. Sisäisissä kehitysprojekteissa voidaan ymmärtää sisäisten resurssien osuus vuosittaisista kehityspanoksista suhteessa kassavirtaan sekä toimitusprojekteihin. Usein resurssienhallinta tulee kytkeä osaamisenhallintaan ja henkilökustannuksiin. Ilman näitä HR ja talouskytkentöjä ei saavuteta toivottuja hyötyjä.

Monesti resurssienhallinnan kehittämisen tavoitteet ja hyötymittarit ovat määrittelemättä. Onko teidän organisaatiolle määritelty toimivia hyötymittareita?

5. Resurssienhallintaa yritetään usein viedä varsin yksilöidylle tasolle.

Aina ei ole tarpeen tarkastella tilannetta per työpäivä. Joskus voi olla varsin riittävä, että tiedetään kuukausitason tilanne. Tätä pohtiessa on hyvä muistaa, että jos kuukausitasolla resurssienhallintaa käytetään kehityspanosta 1, tarvitaan luotettavaan viikkotason ohjaukseen 10 yksikköä kehityspanosta ja päivätason resurssienhallintaan 100 yksikköä.

Lisäksi on hyvä muistaa, että resurssienhallintavälineiden kustannus on alle 5 % ja resurssienhallinnan elinkaaresta aiheutuvat kustannukset 95 %. Resurssienhallinnalle on tärkeä olla selkeä liiketoiminnalliset perustelut. Usein kuukausitaso on päätöksenteon ja ohjausliikkeiden kannalta riittävä taso.