Onko sovellussalkkusi valmis - seuraavaksi tulee Bring Your Own Application eli BYOA

Torstai 18.4.2013 klo 12:49 - Esa Toivonen, Senior Advisor, Managing Partner, CGEIT, CISA, CRISC, LJK

Onko sovellussalkkusi valmis – seuraavaksi tulee Bring Your Own Application eli BYOA

Viimeisten vuosien aikana on puhuttu organisaatioissa trendinä ilmiöstä, jossa henkilökunnalle sallitaan omien laitteiden hyödyntäminen töissä. Tästä on sujuvasti käytetty lyhennettä BYOD eli Bring Your Own Device.

Ilmiöön on liittynyt paljon näkemyksiä niin puolesta ja vastaan. Muutosvoimana on käyttäjän tyytyväisyys ja sitä kautta työn tuottavuuden kasvu. Haasteitakin BYOD on mukanaan tuonut. Tietohallinto on kokenut työntekijöiden omien laitteiden tietoturvan ja hallittavuuden purkkana tukassa.

Työntekijä päättää mitä sovelluksia omassa laitteessaan käyttää

Samaan aikaan on kuin varkain saanut alkunsa toinen uusi ja vielä merkityksellisempi ilmiö. Itse laitehan ei ole käyttäjän käyttökokemuksen ja työn paremman tuottavuuden lähde.  Tuottavuus ja käyttömukavuus liittyvät erityisesti laitteissa käytettäviin sovelluksiin.

Kun henkilöstö tuo oman laitteen töihin - tulee käyttäjä samalla hyödyntäneeksi myös omia ohjelmiaan työssään. Tämän uuden ilmiön nimi on BYOA eli Bring Your Own Application. Tämä ilmiö tuo avain uuden tason haasteen organisaatioon. Työntekijä nimittäin tuo nyt mukanaan töihin myös oman tietomallin, tiedon omistajuuden sekä lisenssitekniset haasteet. Herää siis heti kysymys, miten saada työntekijöiden omat sovellukset osaksi yrityksen sovellusarkkitehtuuria?

Työntekijän omat sovellukset ovat riski sekä mahdollisuus

Useat sovellukset voi lisensoida joko henkilökohtaiseen käyttöön tai yrityskäyttöön. Toinen näkökulma on tietomalli. Nyt työntekijä syöttää mm. asiakastietoja omaan puhelimeensa tai kannettavaan laitteeseen ja sitä kautta tallentaa ne mahdollisesti henkilökohtaiseen pilvipalveluunsa. Ovat tiedot näin tiedot ovat siirtyneet työnantajan hallinnasta työntekijän omaisuudeksi? Myyntipäällikön omassa laitteessa olevasta asiakasrekisteristä tuskin tehdään henkilötietorekisterin vaatimia ilmoituksia, varmistuksia tai varmistetaan muutenkaan tietojen elinkaarenhallintaa. Kuinka käy mahdollisesti luvattomien lisenssien suhteen, varsinkin jos niitä on hyödynnetty työnantajan liiketoiminnassa.

Sovellussalkunhallinta kuuluu sovellusten omistajille ja pääkäyttäjille

Sovellussalkunhallinta on osa hyvää ICT hallintatapaa ja sen yksi tehtävä on ylläpitää kokonaisarkkitehtuuria. Sovellussalkunhallinta ei ole asiantuntijatyötä vaan sitä tulisi organisaatiossa ymmärtää kaikkien niiden jotka toimivat sovellusten omistajina ja pääkäyttäjinä.

Sovellusten ja niiden liittymien elinkaarenhallinnan välineenä sovellussalkku on tehokas tapa ohjata ja johtaa organisaation lukuisia eri sovelluksia. Sovellussalkkuun voisi toki tehdä luokittelun työntekijöiden omille sovelluksille ja siten varmistaa, että kokonaisarkkitehtuuri ottaa huomioon tämän väistämättömän uuden ilmiön. Kuinka moni organisaationne työntekijöistä käyttää työssään jotain henkilökohtaista laitetta tai sovellusta? Tähän kysymykseen on syytä varautua tulevaisuudessa, salkunhallinnan kanssa tai ilman sitä.

Sovellussalkulla kokonaisarkkitehtuuri haltuun

Keskiviikko 2.1.2013 klo 10:36 - Esa Toivonen

Sovellussalkunhallinta on yksi tärkeistä päätöksenteon ja johtamisen kehittämisalueista

Sovellussalkku on johtamisen ja päätöksenteon väline. Se kuvaa yrityksen käyttämät tietotekniset sovellukset liiketoiminnan näkökulmasta. Sovellussalkun hallinta on prosessi, jolla johto arvottaa sovelluksia niiden liiketoimintahyötyjen perusteella ja tunnistaa muutostarpeita liiketoiminnan vaatimuksia ennakoiden.

Sovellusten hallinta on haasteellista

Mm. seuraavat tekijät tekevät sovellusten hallinnasta haasteellista

1. Päätöksenteko erilaisten sovellusten hankinnasta on hajautunut liiketoimintayksiköihin
2. Sovellusten määrä kasvaa jatkuvasti
3. Sovellukset integroituvat toisiinsa
4. Sovellukset hajautuvat eri paikkoihin ja niitä hankitaan palveluna
5. Sovellusarkkitehtuuri pitää saada toteuttamaan valittua tietoarkkitehtuuria

Kokonaiskuva arkkitehtuurista puuttuu

Haasteista johtuen kenenkään on vaikeaa muodostaa kokonaiskuvaa siitä, onko organisaatiolla oikeat sovellukset oikeaan tarpeeseen. Toisaalta on epäselvää, mistä sovelluksista pitää tai voi luopua. Ongelma konkretisoituu, kun johto toteaa, että tietotekniikkakulut ovat kasvaneet kohtuuttoman suuriksi.

Sovellussalkunhallinta on osa hyviä tietohallinnon johtamisen käytäntöjä. Sen tarkoituksena on auttaa liiketoimintajohtoa tekemään oikeita valintoja ja päätöksiä.

Lue lisää aiheesta Thinking Portfolio Sovellussalkku Whitepaper 2012 tai Go Portfolio palvelustamme

Miten saat käyttöösi joustavan ja helppokäyttöisen IT-sovellussalkun tai Go Portfolio salkunhallinnan asiantuntijapalvelun?

Kartoitamme organisaationne IT:n salkunhallinta tarpeet ja teemme kiinteähintaisen tarjouksen IT-salkunhallinnan kehittämisestä.

Ota yhteyttä Esa Toivoseen ja sovi tapaaminen: esa.toivonen@thinking-business.net tai 040 733 6670

IT-sovellussalkku ja sen liiketoiminnallinen merkitys suunnittelussa ja päätöksenteossa

Maanantai 30.7.2012 klo 9:00 - Esa Toivonen, Senior Advisor, Managing Partner, CGEIT, CISA, CRISC, LJK

IT - Sovellussalkunhallinta on yksi tärkeistä päätöksenteon ja johtamisen kehittämisalueista

Thinking Business Group selvittää IT - Sovellussalkku 2015 - tutkimuksella tilannekuvaa ja tulevaisuuden näkemyksiä ja panostuksia sovellussalkunhallinnan kehittämiseen ja johtamiseen.

Mikäli IT - sovellussalkunhallinta on organisaatiollenne mielenkiintoinen kehittämisalue - toivomme, että käytät pienen hetken aikaasi ja vastaat Sovellussalkku 2015 - selvitykseen.

Pääset vastaamaan suoraan alla olevasta linkistä:

http://www.surveymonkey.com/s/sovellussalkku2015

Vastaamalla saat itsellesi maksutta mielenkiintoisen yhteenvedon tuloksista niiden valmistuttua.

COBIT5 tukee salkunhallintaa

Perjantai 1.6.2012 klo 14:39 - Esa Toivonen, Senior Advisor, Managing Partner, CGEIT, CISA, CRISC, LJK

Sovellussalkun hallinnalla tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä tietotekniikan hallintaan

Sunnuntai 29.1.2012 klo 19:32 - Seppo Pahta, Associate, Senior Advisor, MSc, eMBA

Projekti- ja hankesalkkujen  periaatteita voidaan hyödyntää myös organisaation sovellusten ja tietotekniikkapalveluiden hallinnassa.

Koko organisaation, ei vain tietotekniikan vastuulla olevat, sovellukset voidaan ryhmitellä salkkuun samalla tavalla kuin projektitkin. Tällöin organisaation kaikki sovellukset kerätään yhteen ja niille laaditaan yhtenäinen vertailukriteeristö. Kriteeristön määreitä voivat olla esimerkiksi sovelluksen tuottama palvelu, sen liiketoiminta-arvo,  sovelluksen tukemat prosessit, sovelluksen käyttäjät, sovelluksen käytettävyys ja palvelutasosopimus, sovelluksen elinkaaren vaihe, sen sitomat resurssit ja kustannukset, jne..

Kriteeristö on tärkeä

Kun kriteeristö laaditaan huolella ja sovellukset kerätään yhteen sovellussalkkuun näiden kriteerien avulla, voidaan organisaation tietotekniikkainvestoinnit ja -resurssit kohdentaa oikein eri sovellusten kriittisyyden ja palvelutasovaateiden mukaan.

Sovellusten kuvaaminen tällä tavoin  helpottaa sovellussalkusta vastaavan johtajan toiminnanohjausta sekä liiketoiminnan ja tietotekniikan keskusteluja tietotekniikan johtamisesta ja panostuksista. Tietotekniikan johtamisesta  tulee läpinäkyvää, kun liiketoiminnan johto näkee suoraan kaikkien tietojärjestelmien liiketoimintahyödyt ja niiden saavuttamiseksi  tarvittavat resurssit sekä eri sovellusten väliset kustannukset suhteessa niiden liiketoimintahyötyyn. Näin voidaan myös tunnistaa mahdolliset päällekkäiset tai turhat sovellukset. Eri organisaatioyksiköiden hallussa olevat sovellukset voidaan ottaa yhteinäistettyyn hallintaan.

Kohdenna resurssit oikein

Sovellussalkku auttaa myös tietohallintoa kohdentamaan tietotekniikan hallinnan ja ylläpidon resurssit oikein. Tämä on tärkeää, koska valtaosa tietotekniikan resursseista kohdistuu olemassa olevan tietotekniikkaympäristön pyörittämiseen. Kuitenkin päähuomio tietotekniikan ja liiketoiminnan välisissä keskusteluissa usein kohdistuu uusiin tietojärjestelmiin ja niihin liittyviin projekteihin, kun organisaation investointibudjettia laaditaan.

Resurssien oikea kohdistaminen auttaa myös uusien tietotekniikkaprojektien resurssien määrittämistä, kun näiden peruskuorma on tiedossa ja kohdennettu.  

Sovellusten salkuttaminen helpottaa niiden palvelutasovaatimusten ja –sopimusten laatimista, kun sovellukset kohdistetaan liiketoiminnan käyttötarpeisiin ja vaatimuksiin. Näin voidaan esimerkiksi sovelluksen käyttöaika- ja käytettävyysvaatimukset helposti johtaa niiden tukeman liiketoiminnan kriittisyydestä. Nyt samaa liiketoimintaprosessia tukevillekin sovelluksille voidaan laatia käytettävyysvaatimukset niiden todellisen tarpeen mukaan. Esimerkiksi asiakkaiden Internet-tilausten keruujärjestelmän käytettävyysvaatimus voi olla eri kuin näiden tilausten käsittelyjärjestelmän.

Sovita sovellussalkku yhteen hankesalkun kanssa

Sovellusten salkuttamisessa voidaan käyttää samoja periaatteita ja apuvälineitä kuin projektien tai investointien salkuttamisessa. Useat sovellusten määreet ovat samoja kuin projekteilla ja investoinneillakin.

Lataa juuri päivitetty Thinking Portfolio Sovellussalkun Whitepaper 2012.

Seppo Pahta
Associate, Senior Advisor
MSc, eMBA
Thinking Portfolio
AE Thinking Business Group
Aleksanterinkatu 15 B (6. Floor)
FI-00100 Helsinki
www.thinkingportfolio.com

Puh 050 320 2587
seppo.pahta@thinkingportfolio.com

Voiko myös informaatio kadota taseesta?

Tiistai 3.2.2009 klo 12:08 - Esa Toivonen, Senior Advisor, CGEIT, CISA, LJK

Ulkoistamiset informaatioriskit ovat kasvussa

Hyvin hoidetun yritysarkkitehtuurin perustana on jämäkkä järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri. Varsinkin viimeisen 10 vuoden aikana ulkoistamisen trendi on siirtänyt nopeasti ylläpito- ja hallintavastuun organisaation ulkopuolelle. Ulkostettaessa on hyvällä tarkoituksella pyritty keskitettymään liiketoiminnan kannalta olennaiseen.

Kustannusjahdissa suoritettavaa työtä on siirretty ketjussa yhä etäämmälle ja on päädytty maihin kuten Intia ja vastaavat kehittyvät maat.

Seuraavaksi tunnistettu uhka on, että vaikeassa yritys- ja tuotantotaloustilanteessa ulkoistusvastuuta kantavat yrityksen joutuvat tinkimään aikaisemmista arvostaan tuottaa ensiluokkaisia palveluja asiakkailleen. Irtisanomiset, isojen asiakkaiden konkurssit ja seuraavien vuosien epävarmuus rapauttavat kontrolleja ja informaatioriskit kasvavat.

Voiko myös informaatio kadota taseesta?

Yhtä lailla kun on uutistoitu, että eräiden yritysten taseista puuttui jopa miljardeja dollareita ei meidän pitäisi yllättyä jos ilmoitetaan, että jonkin monikansallisen yhtiön yritys- ja tietoarkkitehtuurin perustana oleva informaatio on kadonnut. Kukaan ei osaa sanoa milloin, mihin ja miten?

Sitä ei vain löydy ja välillinen vaikutus on yrityksen liiketoiminnan merkittävä vaikeutuminen tai jopa liiketoiminnan täydellinen estyminen.

On tullut aika varmastaa, että ulkoistettu informaation hoito on kunnossa, sitä eivät takaa ISO20000 sertifikaatti seinällä - sen vakuudeksi tarvitaan riittävät ennakoivat kontrollit ja säännöllinen katselmointi tai auditointi.

Tilanne heti hallintaan

Eräs tehokas keino ottaa tilannekuva hallintaan on sovellussalkku (Application Portfolio) jossa eri sovellusten liiketoiminnallinen merkitys, riskit ja vaikutukset liiketoimintaan ja yritysarkkitehtuuriin on seurattavissa.